W tej lekcji omówimy Power Automate, narzędzie do automatyzacji procesów, które pozwala na automatyczne wykonywanie zadań w Excelu, Power BI i innych aplikacjach biznesowych. Power Automate to usługa w chmurze, która umożliwia tworzenie przepływów pracy (ang. flows) między różnymi aplikacjami, pozwalając na zautomatyzowanie czasochłonnych procesów bez konieczności pisania kodu.
Co to jest Power Automate?
Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to platforma do automatyzacji procesów biznesowych, która integruje się z wieloma narzędziami i usługami Microsoftu, w tym z Excel, Power BI, SharePoint, Outlook oraz z zewnętrznymi aplikacjami, takimi jak Google Drive, Dropbox czy Slack. Power Automate umożliwia tworzenie przepływów, które automatycznie uruchamiają określone zadania na podstawie wybranych zdarzeń. Na przykład, można zautomatyzować przesyłanie raportów Excel do Power BI, wysyłanie wiadomości e-mail lub tworzenie powiadomień w odpowiedzi na zmiany w danych.
Dlaczego warto korzystać z Power Automate?
Power Automate pomaga automatyzować powtarzalne zadania, co pozwala oszczędzać czas i zmniejsza ryzyko błędów. Oto główne korzyści:
- Automatyzacja rutynowych zadań: Power Automate pozwala zautomatyzować codzienne, powtarzalne procesy, takie jak aktualizacja raportów, wysyłanie powiadomień, tworzenie kopii zapasowych danych i wiele innych.
- Integracja między różnymi aplikacjami: Power Automate może łączyć różne aplikacje i usługi, automatycznie przesyłać dane między nimi, aktualizować je lub reagować na zmiany.
- Łatwość użycia: Power Automate nie wymaga zaawansowanej wiedzy programistycznej. Przepływy można tworzyć, korzystając z intuicyjnego interfejsu opartego na zdarzeniach i akcjach.
- Skalowalność: Power Automate jest skalowalne, co oznacza, że można je wykorzystywać do automatyzacji zarówno prostych, jak i złożonych procesów w całej organizacji.
- Zwiększenie efektywności pracy: Dzięki automatyzacji wielu procesów można skupić się na bardziej strategicznych działaniach, zamiast tracić czas na manualne operacje.
Jak działa Power Automate?
Power Automate opiera się na tworzeniu przepływów pracy, które składają się z wyzwalaczy i akcji. Wyzwalacz (ang. trigger) to zdarzenie, które inicjuje przepływ, takie jak otrzymanie e-maila, aktualizacja pliku w Excelu, zmiana rekordu w bazie danych lub nowy wpis na SharePoint. Akcja (ang. action) to zadanie, które Power Automate wykonuje w odpowiedzi na wyzwalacz, np. wysyłanie e-maila, aktualizowanie danych w Excelu lub publikowanie raportu w Power BI.
Przepływy w Power Automate mogą być wykonywane ręcznie, na żądanie lub automatycznie, na podstawie określonych wyzwalaczy.
Kluczowe elementy Power Automate
1. Wyzwalacze (Triggers)
Wyzwalacz to początkowe zdarzenie, które uruchamia przepływ pracy w Power Automate. Przykłady wyzwalaczy obejmują:
- Otrzymanie wiadomości e-mail w Outlooku.
- Utworzenie nowego pliku w OneDrive lub SharePoint.
- Zmiana danych w arkuszu Excel.
- Nowa odpowiedź w formularzu Microsoft Forms.
- Aktualizacja raportu w Power BI.
2. Akcje (Actions)
Akcja to zadanie, które wykonuje Power Automate po wyzwoleniu przepływu. Może to być na przykład:
- Wysłanie wiadomości e-mail z Outlooka.
- Utworzenie nowego wiersza w arkuszu Excel.
- Zaktualizowanie rekordu w bazie danych.
- Przesłanie danych do Power BI.
- Utworzenie dokumentu PDF na podstawie danych z arkusza Excel.
Jak stworzyć przepływ w Power Automate?
Przepływ można stworzyć w aplikacji Power Automate na stronie internetowej (flow.microsoft.com) lub w aplikacji mobilnej. Oto kroki, jak stworzyć prosty przepływ pracy, który automatycznie aktualizuje raporty w Excelu i wysyła powiadomienia e-mail.
Przykład: Automatyczna aktualizacja raportu Excel i wysłanie powiadomienia e-mail
Załóżmy, że masz arkusz Excel z danymi sprzedażowymi, który regularnie aktualizujesz, a po każdej aktualizacji chcesz automatycznie wysłać powiadomienie do swojego zespołu, że raport jest zaktualizowany.
Krok 1: Stworzenie nowego przepływu
- Zaloguj się na stronę flow.microsoft.com i kliknij Create (Utwórz).
- Wybierz opcję Automated flow (Automatyczny przepływ), ponieważ chcemy, aby przepływ był automatycznie wyzwalany po zmianach w pliku Excel.
- Wprowadź nazwę przepływu, np. “Automatyczne powiadomienie o aktualizacji raportu”.
- Wybierz wyzwalacz When a file is created or modified in a folder (Gdy plik zostanie utworzony lub zmodyfikowany w folderze), a następnie kliknij Create.
Krok 2: Wybór źródła danych
- Wybierz źródło danych – w tym przypadku będzie to OneDrive for Business lub SharePoint, w zależności od tego, gdzie przechowujesz plik Excel.
- Wskaż folder, w którym znajduje się plik Excel (np. „Raporty sprzedażowe”).
- Power Automate będzie monitorować ten folder, aby automatycznie wykrywać zmiany w pliku.
Krok 3: Dodanie akcji – Wysłanie powiadomienia e-mail
- Kliknij New step (Nowy krok), aby dodać akcję po wyzwoleniu przepływu.
- Wybierz akcję Send an email (V2), która pozwala wysyłać wiadomości e-mail z Outlooka.
- Wprowadź adresy e-mail odbiorców powiadomienia (np. zespół sprzedaży) oraz treść wiadomości, np.:
- Temat: „Zaktualizowano raport sprzedaży”.
- Treść: „Raport sprzedażowy został zaktualizowany. Proszę sprawdzić najnowsze dane w arkuszu Excel.”
Krok 4: Zapisanie i przetestowanie przepływu
- Kliknij Save (Zapisz), aby zapisać przepływ.
- Przetestuj przepływ, wprowadzając zmiany w pliku Excel w wybranym folderze. Power Automate automatycznie wyśle powiadomienie e-mail po każdej aktualizacji pliku.
Zaawansowane funkcje Power Automate
1. Warunkowe przepływy (Conditions)
Power Automate umożliwia tworzenie warunków, które decydują o tym, jakie akcje mają zostać wykonane w zależności od określonych kryteriów. Możesz na przykład wysłać różne powiadomienia w zależności od wartości w arkuszu Excel.
Aby dodać warunek:
- W przepływie kliknij New step (Nowy krok) i wybierz Condition (Warunek).
- Ustaw kryterium warunku, np. „Jeśli wartość sprzedaży przekracza 10 000 zł, wyślij specjalne powiadomienie”.
- Określ, jakie akcje mają być wykonane, jeśli warunek zostanie spełniony, i jakie, jeśli nie zostanie spełniony.
2. Pętle (Loops)
Power Automate pozwala również na tworzenie pętli, które przetwarzają dane krok po kroku. Możesz użyć pętli, aby na przykład przetworzyć każdy wiersz w arkuszu Excel i wysłać powiadomienie za każdym razem, gdy wartość w wierszu spełnia określone kryteria.
Aby dodać pętlę:
- Kliknij New step i wybierz Apply to each.
- Wskaż źródło danych, które Power Automate ma przetwarzać w pętli (np. każdy wiersz w tabeli Excel).
- Dodaj akcje, które mają być wykonywane w każdej iteracji pętli (np. wysyłanie powiadomienia, aktualizowanie rekordu).
3. Integracja z Power BI
Power Automate może być zintegrowane z Power BI, co umożliwia automatyczne aktualizowanie raportów, tworzenie powiadomień na podstawie zmian w danych i wiele więcej. Przykładowo, możesz stworzyć przepływ, który automatycznie aktualizuje raport Power BI po wprowadzeniu zmian w bazie danych.
Przykład integracji Power BI z Power Automate
- W Power BI Service przejdź do raportu, który chcesz zautomatyzować.
- Kliknij Power Automate i wybierz Create a flow.
- Wybierz wyzwalacz, np. aktualizacja danych w raporcie Power BI.
- Dodaj akcję, np. wysłanie powiadomienia do zespołu lub aktualizację arkusza Excel na podstawie danych z Power BI.
Podsumowanie
W tej lekcji dowiedziałeś się, jak używać Power Automate do automatyzacji procesów w Excelu i Power BI. Power Automate to potężne narzędzie, które pozwala na automatyczne wykonywanie rutynowych zadań, takich jak wysyłanie powiadomień, aktualizacja danych i tworzenie raportów. Dzięki Power Automate możesz zintegrować różne aplikacje i usługi Microsoft, zautomatyzować przepływ pracy i oszczędzić czas na powtarzalnych zadaniach. W kolejnych lekcjach zajmiemy się kolejnym narzędziem z rodziny Power Platform – Power Apps, które umożliwia tworzenie aplikacji opartych na danych z Excela i Power BI.
Gratulacje! Ukończyłeś lekcję 14.
Przejdź teraz do lekcji 15 >> Power Apps – Tworzenie aplikacji na podstawie danych z Excela i Power BI
Spis Treści - darmowy kurs Excel
Wprowadzenie: Czym jest arkusz kalkulacyjny?
Lekcja 1: Wprowadzanie i formatowanie danych w Excelu
Lekcja 2: Korzystanie z formuł i funkcji w Excelu
Lekcja 3: Tabele i zarządzanie danymi w Excelu
Lekcja 4: Tworzenie wykresów w Excelu
Lekcja 5: Tabele przestawne w Excelu
Lekcja 6: Zaawansowane techniki filtrowania i sortowania danych w Excelu
Lekcja 7: What-If Analysis w Excelu
Lekcja 8: Solver i zaawansowana optymalizacja w Excelu
Lekcja 9: Zaawansowane scenariusze z użyciem Solver w Excel
Lekcja 10: Analysis ToolPak – Narzędzie do zaawansowanej analizy danych w Excelu
Lekcja 11: Power Query w Excelu – zaawansowane techniki pracy z danymi
Lekcja 12: Power Pivot – Analiza dużych zestawów danych w Excelu
Lekcja 13: Power BI – Tworzenie interaktywnych raportów i wizualizacji danych
Lekcja 14: Power Automate – Automatyzacja procesów biznesowych i Power BI
Lekcja 15: Power Apps – Tworzenie aplikacji na podstawie danych z Excela i Power BI
Lekcja 16: Zaawansowane funkcje DAX w Power BI i Power Pivot
Lekcja 17: Tworzenie zaawansowanych raportów w Power BI – Case Study
Lekcja 18: Zarządzanie dużymi bazami danych w Power BI
Lekcja 19: Analiza danych z wykorzystaniem Excela, Power BI i innych narzędzi
