W poprzednich lekcjach dowiedzieliśmy się, jak tworzyć tabele, wykresy oraz tabele przestawne. Tym razem zajmiemy się szczegółowo tematyką filtrowania i sortowania danych – dwóch kluczowych technik, które pozwalają na szybkie i efektywne przekształcanie danych w Excelu. Filtrowanie i sortowanie umożliwiają łatwe organizowanie dużych zestawów danych i wyciąganie z nich konkretnych informacji. W tej lekcji nauczysz się zarówno podstawowych, jak i zaawansowanych metod filtrowania oraz sortowania danych.
Czym jest filtrowanie danych?
Filtrowanie to proces, w którym ukrywasz dane, które nie spełniają określonych kryteriów, pozostawiając w arkuszu tylko te informacje, które są dla Ciebie istotne. Filtrowanie jest szczególnie przydatne, gdy masz do czynienia z dużymi zestawami danych i chcesz szybko znaleźć określone informacje. W Excelu możesz filtrować dane według wartości liczbowych, tekstowych, dat, a nawet według formatowania komórek.
Jak działa filtrowanie w Excelu?
Filtrowanie w Excelu polega na wyświetlaniu tylko tych wierszy, które spełniają określone kryteria. Możesz filtrować dane na podstawie wartości w jednej lub kilku kolumnach. Filtrowanie nie usuwa danych – ukrywa te, które nie spełniają kryteriów, co pozwala na skupienie się na interesujących Cię informacjach bez zmiany struktury arkusza.
Jak dodać filtr do danych?
Dodanie filtru do danych jest bardzo proste:
- Zaznacz zakres danych, który chcesz filtrować, upewniając się, że w pierwszym wierszu znajdują się nagłówki kolumn.
- Przejdź do zakładki Dane na wstążce.
- Kliknij przycisk Filtr (ikona lejka).
Po dodaniu filtru Excel umieści małe strzałki przy nagłówkach każdej kolumny, które pozwolą na wybór kryteriów filtrowania.
Proste filtrowanie danych
Po dodaniu filtrów, możesz kliknąć strzałkę przy nagłówku dowolnej kolumny, aby wybrać wartości, które chcesz zobaczyć:
- Kliknij na strzałkę w nagłówku kolumny, którą chcesz filtrować.
- Z listy dostępnych wartości wybierz te, które chcesz wyświetlić. Możesz zaznaczyć kilka wartości lub wybrać wszystkie, aby usunąć filtr.
Przykład: Jeśli masz kolumnę „Region” z wartościami „Północ”, „Południe”, „Wschód”, „Zachód” i chcesz zobaczyć dane tylko z regionu „Północ”, zaznacz tę wartość na liście, a Excel ukryje wszystkie wiersze, które nie odpowiadają wybranemu kryterium.
Zaawansowane opcje filtrowania
Filtrowanie w Excelu oferuje także bardziej zaawansowane opcje, które pozwalają na tworzenie złożonych kryteriów filtrowania, takich jak filtrowanie tekstu, liczb i dat.
Filtrowanie tekstu
Jeśli masz dane tekstowe w kolumnie, Excel pozwala na filtrowanie na podstawie różnych kryteriów tekstowych, takich jak „Zawiera”, „Równa się”, „Rozpoczyna się od” i wiele innych.
- Kliknij na strzałkę w nagłówku kolumny tekstowej.
- Wybierz Filtr tekstu i wybierz odpowiednie kryterium filtrowania, np. „Zawiera”, aby znaleźć wszystkie wiersze, w których dane zawierają określony ciąg znaków.
Przykład: Jeśli chcesz znaleźć wszystkie wiersze, w których kolumna „Produkt” zawiera słowo „telefon”, wybierz Filtr tekstu -> Zawiera i wpisz „telefon”.
Filtrowanie liczb
W przypadku kolumn z danymi liczbowymi, Excel umożliwia filtrowanie według różnych kryteriów liczbowych, takich jak „Większe niż”, „Mniejsze niż”, „Równe” itp.
- Kliknij na strzałkę w nagłówku kolumny z liczbami.
- Wybierz Filtr liczb i wybierz odpowiednie kryterium, np. „Większe niż”.
Przykład: Jeśli chcesz wyświetlić tylko te wiersze, w których sprzedaż przekracza 1000, wybierz Filtr liczb -> Większe niż i wpisz 1000.
Filtrowanie dat
Excel pozwala także na filtrowanie danych według dat, co jest szczególnie przydatne w analizach, gdzie istotne są zakresy czasowe.
- Kliknij na strzałkę w nagłówku kolumny z datami.
- Wybierz Filtr dat i wybierz opcję filtrowania, np. „Między”, „Przed”, „Po”.
Przykład: Jeśli chcesz wyświetlić dane z pierwszego kwartału 2024 roku, wybierz Filtr dat -> Między i wpisz daty początkową i końcową (np. 01/01/2024 i 31/03/2024).
Filtr kolorów
Jeśli masz komórki sformatowane kolorystycznie, Excel umożliwia filtrowanie danych na podstawie koloru wypełnienia komórek lub koloru tekstu.
- Kliknij strzałkę w nagłówku kolumny, w której znajdują się komórki z kolorami.
- Wybierz Filtr według koloru i wybierz kolor, na podstawie którego chcesz filtrować.
Filtrowanie zaawansowane
Excel oferuje także narzędzie do zaawansowanego filtrowania, które pozwala na filtrowanie danych na podstawie bardziej złożonych warunków, takich jak użycie operatorów logicznych (AND, OR).
Aby skorzystać z zaawansowanego filtrowania:
- Przejdź do zakładki Dane i wybierz Zaawansowane.
- W oknie dialogowym zaznacz zakres danych oraz zakres kryteriów filtrowania. Kryteria możesz ustawić w innym obszarze arkusza, np. w górnej części arkusza.
Zaawansowane filtrowanie pozwala na tworzenie bardziej skomplikowanych filtrów, np. pokazanie danych, które spełniają więcej niż jedno kryterium (np. sprzedaż większa niż 1000 i region to „Północ”).
Czym jest sortowanie danych?
Sortowanie to proces uporządkowywania danych w arkuszu według określonego porządku. Możesz sortować dane rosnąco (od najmniejszych do największych) lub malejąco (od największych do najmniejszych). Sortowanie jest przydatne, gdy chcesz przeanalizować dane według konkretnego kryterium, np. wyświetlić najwyższe wartości sprzedaży na początku arkusza.
Jak sortować dane w Excelu?
- Zaznacz zakres danych, który chcesz posortować.
- Przejdź do zakładki Dane i wybierz opcję Sortuj.
- W oknie dialogowym wybierz kolumnę, według której chcesz sortować dane, oraz porządek sortowania (rosnąco lub malejąco).
Sortowanie według jednej kolumny
Najprostszym sposobem sortowania danych jest sortowanie według jednej kolumny. Na przykład, jeśli masz kolumnę „Sprzedaż” i chcesz posortować dane według wartości sprzedaży, zaznacz dane i wybierz opcję Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco.
Sortowanie według wielu kolumn
Jeśli chcesz sortować dane według więcej niż jednej kolumny, Excel oferuje taką możliwość. Przykładowo, możesz najpierw posortować dane według regionu, a następnie według sprzedaży w każdym regionie.
- Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sortuj.
- W oknie dialogowym wybierz pierwszą kolumnę, według której chcesz sortować (np. „Region”).
- Kliknij przycisk Dodaj poziom, aby dodać kolejne kryterium sortowania (np. „Sprzedaż”).
- Ustaw porządek sortowania dla każdej kolumny (rosnąco lub malejąco).
Sortowanie niestandardowe
Czasami może być konieczne sortowanie danych w niestandardowej kolejności, np. według dni tygodnia, nazw miesięcy, czy wartości tekstowych, które nie mają standardowego porządku alfabetycznego. Aby to zrobić:
- Przejdź do zakładki Dane i wybierz Sortuj.
- W oknie dialogowym wybierz kolumnę, którą chcesz sortować.
- Kliknij na Opcje, a następnie wybierz Porządek niestandardowy.
- Wprowadź niestandardową kolejność, np. poniedziałek, wtorek, środa.
Podsumowanie
W tej lekcji nauczyłeś się, jak korzystać z zaawansowanych technik filtrowania i sortowania danych w Excelu. Filtrowanie pozwala na szybkie wyświetlanie tylko tych danych, które są istotne dla Ciebie, bez konieczności usuwania czy zmiany struktury arkusza. Z kolei sortowanie danych umożliwia uporządkowanie informacji w przejrzysty sposób, co jest szczególnie przydatne przy analizie dużych zestawów danych. Poznałeś także zaawansowane opcje filtrowania, takie jak filtrowanie liczb, tekstu i dat, oraz filtrowanie za pomocą kolorów i opcji zaawansowanego filtrowania.
W kolejnych lekcjach zajmiemy się jeszcze bardziej zaawansowanymi narzędziami analizy danych w Excelu, takimi jak analiza hipotetyczna, narzędzia do zarządzania scenariuszami oraz solver, który pozwala na rozwiązywanie skomplikowanych problemów optymalizacyjnych.
Gratulacje! Ukończyłeś lekcję 6.
Przejdź teraz do lekcji 7 >> What-If Analysis w Excelu
Spis Treści - darmowy kurs Excel
Wprowadzenie: Czym jest arkusz kalkulacyjny?
Lekcja 1: Wprowadzanie i formatowanie danych w Excelu
Lekcja 2: Korzystanie z formuł i funkcji w Excelu
Lekcja 3: Tabele i zarządzanie danymi w Excelu
Lekcja 4: Tworzenie wykresów w Excelu
Lekcja 5: Tabele przestawne w Excelu
Lekcja 6: Zaawansowane techniki filtrowania i sortowania danych w Excelu
Lekcja 7: What-If Analysis w Excelu
Lekcja 8: Solver i zaawansowana optymalizacja w Excelu
Lekcja 9: Zaawansowane scenariusze z użyciem Solver w Excel
Lekcja 10: Analysis ToolPak – Narzędzie do zaawansowanej analizy danych w Excelu
Lekcja 11: Power Query w Excelu – zaawansowane techniki pracy z danymi
Lekcja 12: Power Pivot – Analiza dużych zestawów danych w Excelu
Lekcja 13: Power BI – Tworzenie interaktywnych raportów i wizualizacji danych
Lekcja 14: Power Automate – Automatyzacja procesów biznesowych i Power BI
Lekcja 15: Power Apps – Tworzenie aplikacji na podstawie danych z Excela i Power BI
Lekcja 16: Zaawansowane funkcje DAX w Power BI i Power Pivot
Lekcja 17: Tworzenie zaawansowanych raportów w Power BI – Case Study
Lekcja 18: Zarządzanie dużymi bazami danych w Power BI
Lekcja 19: Analiza danych z wykorzystaniem Excela, Power BI i innych narzędzi
=
