W typowej średniej firmie dane o tym samym kliencie, zamówieniu czy płatności są w kilku miejscach naraz. Zamówienie jest w sklepie internetowym, faktura w ERP, kontakt w CRM, płatność w raporcie operatora, a przesyłka w panelu kuriera. Wszystko działa, dopóki ktoś nie musi tych danych zestawić. Wtedy zaczyna się ręczne kopiowanie do Excela.
Dlaczego jeden system do wszystkiego to zwykle zły pomysł
Pierwszy odruch to myśl o wymianie wszystkiego na jeden duży system. W praktyce oznacza to miesiące wdrożenia, migrację danych, szkolenia i ryzyko, że nowy system i tak nie obsłuży wszystkich wyjątków, do których firma przywykła. Tymczasem obecne programy zwykle działają dobrze. Problemem nie są one same, tylko przerwa między nimi, którą wypełnia człowiek z arkuszem.
Rozsądniej jest dołożyć warstwę, która łączy istniejące systemy. Pobiera z nich dane, zestawia je według stałych reguł i oddaje wynik tam, gdzie jest potrzebny.
Skąd brać dane
Każdy system można podłączyć na jeden z dwóch sposobów.
- Przez API, jeśli program je udostępnia. Dane spływają wtedy automatycznie i są od razu gotowe do dalszej pracy.
- Przez pliki. System zapisuje eksport CSV lub XLS według harmonogramu albo wysyła go na osobną skrzynkę mailową, skąd plik jest pobierany i odczytywany automatycznie, także gdy przychodzi jako PDF.
Drugi sposób jest ważniejszy, niż się wydaje. Wielu dostawców nie ma API albo udostępnia je w bardzo ograniczonym zakresie, a raporty wciąż wysyła mailem. Dobrze zaprojektowane połączenie obsługuje oba tryby i nie staje, gdy jeden z dostawców zmieni format pliku.
Przykład z e-commerce, czyli rozliczenia płatności i przesyłek
Dobrze widać to na rozliczeniach sklepu internetowego. Pod koniec miesiąca spływają raporty od operatora płatności, od dwóch kurierów i z marketplace, każdy w innym formacie. Ktoś musi dopasować każdą wypłatę do zamówień i faktur w ERP. Rozbieżności biorą się z kilku stałych źródeł.
- Operatorzy płatności, tacy jak PayU, Przelewy24, Tpay czy Autopay, potrącają prowizję przed wypłatą, więc kwota na koncie nie równa się sumie zamówień.
- Kurierzy, na przykład InPost, DPD, DHL i GLS, doliczają dopłaty za wagę, gabaryt, paliwo czy strefę.
- Pobrania są rozliczane z kilkudniowym opóźnieniem.
- Zwroty i reklamacje korygują rozliczenie już po fakcie.
Automatyczne uzgadnianie rozliczeń kurierów i operatorów płatności z ERP pobiera te raporty samo i paruje płatności oraz przesyłki z konkretnymi zamówieniami i fakturami. Wyłapuje prowizje, dopłaty i zwroty, a na koniec przygotowuje raport kontrolny z listą pozycji do sprawdzenia. Księgowość zajmuje się tylko różnicami, a nie przepisywaniem wszystkiego.
Na czym najczęściej potykają się takie połączenia
Większość problemów nie wynika z techniki, tylko z tego, że każdy system opisuje te same rzeczy trochę inaczej.
- Ten sam kontrahent ma w ERP inny identyfikator niż w sklepie, a w CRM bywa zapisany dwa razy pod różnymi nazwami. Zanim cokolwiek się połączy, trzeba ustalić, po czym system ma go rozpoznawać, na przykład po NIP-ie.
- Kwoty i daty mają różne formaty. Raport zagranicznego operatora zapisze tysiąc złotych jako 1,000.00, a polski program jako 1 000,00. Źle ustawione połączenie zrobi z tego jeden złoty.
- Dostawca zmienia układ pliku bez uprzedzenia. Dlatego połączenie powinno sprawdzać sumy kontrolne i zgłaszać różnicę, zamiast po cichu wczytać błędne dane.
Te trzy rzeczy warto omówić z wykonawcą na samym początku, bo od nich zależy, czy wynik będzie wiarygodny.
Od czego zacząć
W MALINSKI.AI z Gdyni, gdzie powstają takie połączenia, pierwszym krokiem jest zwykle jedno zestawienie, które dziś zabiera najwięcej godzin, na przykład miesięczne rozliczenie sprzedaży albo raport dla zarządu. Na próbce prawdziwych plików od razu widać, które systemy da się podpiąć przez API, gdzie trzeba będzie korzystać z eksportu i które dane wymagają uporządkowania. Pierwsza działająca wersja na danych firmy jest gotowa zwykle po dniu lub dwóch pracy.
Żaden z obecnych programów nie jest wymieniany. Narzędzie może działać na serwerze firmy, a ona sama zostaje właścicielem kodu i danych. Koszt takiego połączenia zaczyna się od 8 000 zł, a opisy innych narzędzi tego typu są na malinski.ai.